DocDesk
デスクトップアプリ
有料
8,400円
データ化された文書も紙文書もまとめて効率よく分類・管理できるソフト
メディアドライブ株式会社
試用期間は30日間。試用期間中は一部機能制限がある。
「DocDesk」は、Microsoft Office文書やPDF、画像ファイルなど、さまざまな形式の文書を管理するためのソフト。すでにデータ化されているファイルはもちろん、紙文書をデータ化して、まとめて管理できる。また、自動分類機能を搭載し、文書を効率的に分類・管理することが可能。  ・スキャンした文書をデジタルデータ化するOCR  ・PDFやdocx/xlsx形式への変換  ・文字列検索  ・FAX送信や電子メールへの添付 などの機能で、文書管理の効率化を図ることができる。文書にメモやマーカー、スタンプなどを追加することも可能。データの暗号化機能も備える。
メイン画面は、エクスプローラ風の2ペイン構成。左ペインで選択したフォルダ(文書の保存先)の文書アイコン(リスト)が右ペインに表示される。左ペインには「DocDeskデスクトップ」をルートとするフォルダツリーがあらかじめ設定されている。ユーザが独自の「デスクトップ」を登録することも可能だ。 「デスクトップ」は、よく利用するフォルダを登録しておく、一見「お気に入り」のような機能。しかし、実際には単にフォルダ構造が表示されているだけでなく、ドキュメントの種類や拡張子、正式発行日、参照日などによる分類表示に切り替えることができる。 そのため、新たにデスクトップを登録する際には、指定フォルダに保存されたファイルが検査され、データベースへの登録やサムネイルプレビューの作成が行われる。このとき文書以外の一部のファイル(DLLなど)は自動的に登録から除外され、さらにWindowsやProgram Filesといった特殊なフォルダは、デスクトップとしての登録そのものができないようになっている。 Windows Server 2003/2008にも対応し、共有サーバ上のフォルダをデスクトップとして登録することも可能(ただし、リムーバブルメディアやNAS、仮想ドライブは動作保証外)。デスクトップ以下には任意にフォルダを作成し、ドキュメントを分類できる。1フォルダには最大2,000個の文書を登録することが可能。フォルダごとに色を変更したり、フォルダへ文書をコピー/移動する際、自動的に文書の名前を変更するための命名規則を設定したりすることもできる。 右ペインには、フォルダツリーで選択したデスクトップまたはフォルダ内の文書ファイルがサムネイルで表示され(サムネイルがない場合はアイコン表示)、文書をクリックすると、タイトルや作成者、画像サイズなどの情報(クイックプロパティ)を確認できる仕組み。さらに文書の印刷、FAX送信、電子メールへの添付、Word/Excel/PDF形式での保存などの操作も行える。
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メイン画面。Office文書や画像、PDFをフォルダ別に整理できる。文書の拡張子別などの表示に切り替えることも可能
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文書にスタンプやテキストなどのアノテーション(注釈)を追加できる
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フォルダ監視ツール。複合機から取り込んだデータを自動変換して登録できる